Každá firma počas svojej existencie vyprodukuje nepreberné množstvo dokumentov, spisov a listín, ktoré mapujú jej obchodné i interné činnosť. Ako náhle splnia svoj účel, stávajú sa nadbytočnými, avšak platná legislatíva nedovoľuje ich likvidáciu ihneď. Zo zákona sú stanovené povinné lehoty pre uchovanie príslušných dokumentov v čitateľnej podobe, pričom doba archivácie sa podľa typu dokumentu pohybuje zhruba od 3 do 30 rokov. Po túto dobu je potrebné mať všetky dokumenty utriedené a uložené tak, aby bolo možné v nich jednoducho a ľahko vyhľadávať. Ako na to?
Ako dlho sa musia uchovávať účtovné doklady, patrí medzi najčastejšie otázky podnikateľských subjektov. Po dobu prevádzky podnikateľskej činnosti, najmä ak ide o firmu, je potreba vyčleniť pre tieto účely špeciálnu miestnosť či sklad, ktorá bude určená len pre ukladanie dokumentov. Časom pravdepodobne získate pocit, že je miestnosť naplnená na prasknutie a nepojme už ani o jeden šanón navyše. Je preto dobré mať prehľad o právnej úprave určujúcej, ako dlho je potrebné zachovávať tie ktoré dokumenty a kedy môžete vykonať ich skartáciu. Prehľad povinností, lehôt a sankcií sprevádzajúcich úschovu rôznych druhov dokumentov upravuje zákon o účtovníctve, zákon o archívoch a registratúrach, prípadne ten o dani z pridanej hodnoty.
Doba elektronická?
Napriek tomu, že žijeme v dobe elektronickej, stále platí pre väčšinu dokumentov povinnosť uchovávať ich v originálnom vyhotovení v písomnej podobe. Je pritom nutné, aby zostala zachovaná ich čitateľnosť, vierohodnosť a neporušiteľnosť obsahu. U niektorých typov atramentov sa stáva, že časom vyprchajú a v šanónoch ostanú len prázdne listy papiera. Ak prídete na to, že dôležité doklady podozrivo blednú, treba zavčasu urobiť kópie. Na túto skutočnosť už doplatilo veľa poplatníkov, ktorým správca dane pri kontrole zistil nevyhovujúci stav dokumentov. V takom prípade môže finančný úrad spochybniť uplatnený nárok na odpočet DPH a daň vymerať znova.
Doba archivácie dokumentov
Medzi dokumenty so zákonnou dobou archivácie 5 rokov patria napríklad účtovné doklady, účtovné knihy, inventúrne súpisy, účtový rozvrh, odpisové plány, prehľady a účtovné záznamy, ktorými jednotka dokladá formu vedenia účtovníctva. Naproti tomu účtovná závierka, výročná správa alebo daňové doklady rozhodné pre stanovenie DPH sa archivujú po dobu 10 rokov. Pre podnikateľov, ktorí majú zamestnancov, treba strážiť archiváciu dokumentov z oblasti personalistiky. Napríklad rovnopisy evidenčných listov sa uchovávajú 3 roky, mzdové listy a účtovné záznamy s údajmi potrebnými na účely dôchodkového poistenia majú túto lehotu dokonca 30 rokov.
Prehľadný systém archivácie
K tomu, aby bolo možné nepotrebné dokumenty prehľadne a ústretovo skladovať, je potrebné zaviesť jednoduchý a efektívny systém pre ukladanie a triedenie dokumentov. Bez šanónov a archivačných krabíc sa skrátka nezaobídete. “Novo sme do sortimentu zaradili archivačný box Emba a archivačné krabice pre jednoduchú a prehľadnú archiváciu. Je možné v nich uchovávať celé šanóny, dokumenty, spisové zložky či iné tlačoviny. Krabice sú kvalitné a sú vyrobené z trojvrstvovej kraftovej lepenky, “hovorí Helena Janáčová, vedúca marketingu popredného českého výrobcu obalových materiálov Paketo.cz. Krabice priamo určené pre tieto účely sú vybavené šikovnými predtlačenými štítkami, kam jednoducho môžete zaznamenať potrebné údaje pre identifikovanie obsahu škatule, a ľahko v nich dohľadávať.
